Quelles solutions pour gagner du temps sur la gestion des contrats en entreprise ?

Au sein des entreprises, les informations circulent sans cesse, et doivent être gérées en temps et en heure. Qu’elles soient d’origine commerciale, juridique ou issue des ressources humaines, ces informations doivent être gérées pour participer au bon fonctionnement de la vie d’entreprise.

C’est le contrat qui bien souvent centralise toutes ces données et ces informations : il est donc primordial, dans la vie d’une entreprise moderne que ces contrats soient gérés de façon efficace et complète.

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Or, la multiplication de ces informations rend difficile leur gestion. Existe-t-il aujourd’hui une solution moderne qui permettrait d’optimiser la gestion des contrats en entreprise ?

L’importance du contrat au cœur de l’entreprise

Les contrats d’entreprise participent aujourd’hui à la dynamique des sociétés. C’est le contrat qui concrétise la relation commerciale entre une entreprise et ses partenaires. Fournisseurs et clients doivent en effet être mis en relation factuellement et juridiquement afin que les opérations puissent être menées à bien.

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Plus la taille de l’entreprise ou du groupe est importante, plus il devient crucial d’opter pour une gouvernance parfaite des enjeux du contrat. La gestion des contrats implique donc qu’un temps soit alloué pour éviter erreurs et risques au sein des relations clients et partenaires.

Les entreprises sont bien conscientes aujourd’hui des enjeux que recouvre le contrat, et face aux ressources à allouer pour mener à bien ce projet, les entreprises recherchent une solution moderne pour optimiser cette gestion du temps.

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Quid des logiciels de gestion des contrats ?

L’enjeu crucial pour les entreprises est de pouvoir centraliser les informations d’ordre commercial, juridique ou encore personnel au sein d’un système centralisé et cohérent. Il s’agit en d’autres termes d’intégrer cycle de vie des contrats d’entreprises au sein de l’organisation.

Le processus de circulation des informations est donc contrôlé de A à Z et permet de mettre en évidence, en toute transparence, les risques et de les prévenir.

Le but d’un logiciel de gestion de contrat est donc de permettre la circulation du flux d’informations de manière optimale, et à terme, de garantir la performance financière de l’entreprise. En effet, celle-ci étant plus performante d’un point de vue informatif, est alors capable de mettre en œuvre les ressources adéquates pour mener à bien les différents projets en jeu. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Un outil intégré au processus de vie de l’entreprise

L’outil de gestion de contrats centralise les données et permet d’établir des reportings pour avoir une vue globale des contrats sur le marché interne et également à l’international. On retrouve donc au sein de l’outil des fichiers liés aux contrats comme les annexes, les avenants aux contrats entreprise. Mais également, tous les échanges de mails qui sont réalisés en amont autour de ces contrats, les PDF envoyés et validés etc. Les étapes de la négociation sont mises en évidence : suivi de l’élaboration des clauses particulières, de litige et enfin la signature.

L’outil permet donc de prévenir l’échéance des contrats, s’assurer de leur conformité, et faciliter la collaboration des acteurs de l’entreprise autour de ces contrats. L’outil est intégré en interne, au sein de l’entreprise : les informations circulent donc de façon centralisée et sécurisée. Le risque de fuite des informations est d’ores et déjà écarté.

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L’outil de gestion des contrats est donc privilégié pour les entreprises, quelle que soit leur taille, pour permettre une traçabilité totale des informations et une performance accrue de l’entreprise.

La gestion des contrats externalisée : une alternative à considérer ?

Si l’outil de gestion des contrats en interne est souvent la solution choisie par les entreprises, il existe aussi d’autres alternatives à considérer. Parmi ces alternatives, on peut citer la gestion des contrats externalisée.

La gestion des contrats externalisée consiste à confier tout ou partie de la gestion des contrats à une entreprise spécialisée dans ce domaine. Cette entreprise prendra en charge toutes les étapes du processus, depuis la rédaction jusqu’à l’exécution et le suivi du contrat.

L’avantage principal de cette solution est qu’elle permet aux entreprises de se décharger totalement ou partiellement de cette tâche chronophage pour se concentrer sur leur activité principale. Faire appel à un prestataire extérieur peut apporter une expertise supplémentaire dans le domaine juridique et favoriser ainsi une meilleure négociation avec les partenaires commerciaux.

Cette option présente aussi quelques inconvénients : elle représente un coût non négligeable pour l’entreprise et nécessite une confiance totale envers le prestataire qui gère les données confidentielles liées aux relations contractuelles entre l’entreprise et ses différents partenaires.

En définitive, chaque entreprise doit choisir la solution qui correspond le mieux à ses besoins spécifiques en termes d’organisation administrative et financière. Elle doit prendre sa décision afin que celle-ci soit bénéfique pour toute son activité globale sans impacter négativement son chiffre d’affaires annuel ni mettre en péril sa confidentialité.

Les bonnes pratiques à adopter pour optimiser la gestion des contrats en entreprise

Au-delà des solutions évoquées précédemment, vous devez rassembler tous les contrats au même endroit pour pouvoir retrouver facilement chaque document en cas de besoin. Cela permettra aussi d’éviter toute perte ou duplication inutile.

La seconde consiste à uniformiser le format et le contenu des contrats, afin que chaque contrat respecte une structure commune. Cette uniformisation facilitera leur compréhension et leur traitement par toutes les parties concernées.

Vous devez mettre en place un processus rigoureux pour la validation et la signature des contrats. Chaque étape doit être clairement identifiée et assignée à une personne ou un service. Les délais doivent être suivis avec attention pour éviter tout retard dans l’exécution du contrat.

Une autre pratique courante est l’archivage systématique des contrats signés, qui peut passer par une numérisation intégrale. La consultation ultérieure s’en trouvera simplifiée tout autant que la recherche rapide dans ces archives centrales.

Pour finir, il faut veiller à mettre régulièrement à jour les informations relatives aux différents partenaires commerciaux impliqués dans ces accords contractuels afin d’être toujours informé sur leurs changements opératoires internes comme externes pouvant impacter notre relation commerciale avec eux. Ces différentes bonnes pratiques contribueront grandement à améliorer la gestion des contrats en entreprise et donc le bénéfice de l’activité économique globale de celle-ci.