Comment calculer un pourcentage d’absence ?

Article mis à jour le 16 mars 2021

Compte tenu de sa complexité, coût La présence d’absentéisme est généralement peu connue de la DRH. Nous essayons de donner une appréciation dans cet article.

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Calcul des absences

La formule de l’absentéisme

La formule de décaissement généralement acceptée est la suivante :

( nombre d’heures d’absentia/nombre d’heures théoriquement travaillées pendant la période) * 100

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Les périodes choisies sont généralement le mois et l’année.

Par exemple , une entreprise de 15 employés qui travaille à temps plein (7 heures par jour) a une absence de 6 jours au cours du premier mois de l’année.

Ainsi, la période d’absence est de 7 heures x 6 jours d’absence = 42 heures.

Participation théorique est de 22 jours (nombre moyen de jours travaillés) x 7 heures x 15 employés = 2 310 heures

Absence = (42/2 310) x 100 = 1,82 %.

Absences à considérer

Bien que la formule de calcul soit relativement courante dans toutes les entreprises, les comparaisons d’affaires sont en fait plus complexes parce que les types d’absences envisagées peuvent varier d’une entreprise à l’autre.

Il est donc d’usage d’exclure les absences planifiées telles que les congés syndicaux ou de formation, les congés payés, les congés de maternité et les congés de paternité.

D’ autre part , les absences auxquelles l’entreprise peut répondre  :

• Accidents du travail, déplacements domicile-travail et maladies professionnelles
• absences injustifiées ou mal motivées
• Enfants malades abandonnés ou autres événements familiaux.

Il est également possible d’utiliser des absences pour maladies à considérer. Au contraire, les grèves sont exclues du calcul.

Absenteisme : d’autres indicateurs suivent

L’ absentéisme doit alors être déchiffré et ventilé par type d’absence. Par conséquent, dans le cadre de l’ équilibre social , l’article R2323-17 du Code du travail est obligatoire de fournir les informations suivantes :

• Le nombre de jours théoriques travaillés
• Nombre de jours d’absence (excluant les conflits sociaux)
• Nombre de jours d’absence en cas de maladie
• Répartition des absences pour maladie par durée
• Nombre de jours d’absence en cas d’accident du travail, de trajets domicile-travail ou de maladies professionnelles
• Le nombre de jours d’absence pour la maternité
• Le nombre de jours de congé (événements familiaux, congés spéciaux pour les femmes…)
• Le nombre de jours d’absence est en raison d’autres causes.

Il est également nécessaire de déterminer la durée moyenne de ces absences et le nombre d’absences courtes (jusqu’à 3 jours).

Selon les activités, des données exactes peuvent être nécessaires, selon la saisonnalité. Tous ces calculs peuvent être effectués par groupe d’employés ou par lieu géographique.

Chiffres clés au niveau national

Selon l’ étude quantitative AYMING-AG2R LA GONDEL, l’absentéisme en France est tombé à 4,72 % en 2017 , contre 4,59 % en 2016 (enquête auprès de 1 836 802 salariés).

La durée moyenne manquante est de 17,2 jours d’absence par année et par année .

La dernière étude sur l’absentéisme, menée par Malakoff Médéric, offre également quelques chiffres intéressants :

• 32,6 % des employés manquent moins une fois par an (chiffre stable).
• Le nombre de jours d’absence par employé est de 11,4 jours.
• Chaque employé détient 0,63 fois par année. Ce chiffre est stable depuis plusieurs années.

Temps d’arrêt direct

L’ évaluation du coût des interruptions de travail est complexe , car de nombreuses variables sont prises en compte : le niveau de rémunération, la durée de la convention collective (délai de rétractation ou non en l’absence de maladie), le remplacement ou l’absence de la personne absente, et les modalités de la rémunération (heures supplémentaires, durée fixe, action, etc.).

Les coûts directs sont les plus faciles à évaluer. Ils comprennent principalement les salaires bruts et les cotisations de sécurité sociale, ce qui correspond à l’absence du salarié concerné : compléter l’employeur en l’absence des prestations journalières du salarié concerné. les travailleurs et le maintien des salaires pendant la période d’attente. Ces coûts dépendent dans une large mesure de la politique du personnel de l’entreprise et de la convention collective, y compris le maintien ou non des salaires pendant la période d’attente par les patients pour les travailleurs ayant moins d’un an d’ancienneté. Pour cette évaluation, il est courant d’utiliser un salaire journalier moyen comme simplification (éventuellement ventilé par niveau hiérarchique).

Ces coûts sont considérés comme des coûts inutiles. En outre, il est nécessaire de prendre en compte le manque de revenus pour l’entreprise en termes de marge. Chaque employé participe à la création de la valeur ajoutée de l’entreprise. Il est donc nécessaire d’intégrer dans les coûts directs des défaillances, le manque de contribution à la valeur ajoutée de ce salarié en son absence.

Le moyen le plus simple est de choisir une moyenne Pour maintenir la contribution lors de l’utilisation du rapport : valeur ajoutée N-1/résistance moyenne N-1. Ce montant doit alors être proportionnel en fonction de la durée de l’absence.

Selon le groupe Institut Alma Consulting, les coûts directs des temps d’arrêt s’élèveraient à 45 milliards d’euros, soit 5,8 % de leur masse salariale , compte tenu de la valeur ajoutée pour les entreprises françaises.

Temps d’arrêt indirect

Le coût de l’échec ne s’arrête pas aux coûts directs. De nombreux coûts indirects et cachés dépassent le coût des erreurs :

1) Coût de remplacement  : Cela dépend principalement du remplacement de l’entreprise. La personne absente sera-t-elle remplacée ? Par le biais d’un contrat à durée déterminée, un intermédiaire ? Ou est-ce que son travail s’étend à d’autres employés (heures supplémentaires) ? La deuxième solution est souvent moins chère à court terme, mais a un impact négatif sur le climat.

2) Coûts de gestion  : La gestion des absences prend du temps pour les services du personnel (temps pour sélectionner et recruter un SDR ou une personne intérimaire pour remplir la liste de paie plus longue).

3) Coûts liés aux erreurs organisationnelles  : l’absence entraîne des dysfonctionnements dans le ministère où l’employé en question travaille. Tout d’abord, les tâches de la personne absente devraient être réaffectées entre collègues (coût des heures supplémentaires possibles) et/ou leur remplacement devrait être exercé.

4) Coût de l’improductivité : les personnes qui remplacent l’absentéiste (collègue, temps fixe, spectacle, etc.) doivent être formés au travail et, très probablement, avoir au départ un rendement beaucoup plus faible que celui de la personne remplacée.

5) Coûts sociaux : Les frais administratifs supplémentaires Services du personnel et pour le service, dans lequel le travail rémunéré, le climat social se détériore en raison de l’augmentation de la charge de travail des employés présents. Cette démotivation peut entraîner une baisse de la productivité, un risque accru d’accidents du travail et de l’absentéisme…

6) Chargement d’image : Compte tenu du risque de non-productivité et de productivité sociale, la qualité du travail effectué peut être moins bonne. Des retards dans la livraison peuvent également se produire, ce qui conduit à l’insatisfaction des clients.

Selon Alma Consulting Group, les coûts indirects supplémentaires en France pourraient atteindre 60 milliards d’euros (45 milliards avec seulement des coûts directs).

Toutefois, cette position est contestée par d’autres organisations telles que Malakoff Médéric, qui considère que les coûts indirects entre les représentent deux et quatre fois le coût direct .

Comme simplification, nous voyons souvent l’idée qu’ un point de défaillance coûterait un point de paiement (en tenant compte des coûts directs et indirects des temps d’arrêt. Bien sûr, cette « louche » n’a pas été prouvée statistiquement. Ce n’est qu’un ordre de grandeur qui permet un calcul plus approfondi pour n’importe quelle entreprise.

Le coût du presentiéisme

Pour effectuer l’évaluation et la prévention de l’échec, il est nécessaire de prendre en compte le coût du « présentéisme ». Ce concept, beaucoup moins connu, correspond à la situation d’un employé présent sur le lieu de travail, tandis que son état (physique ou mental) ou sa motivation ne lui permettent pas d’être normalement productif. Le presentiéisme peut prendre la forme d’ insatisfaction au travail ou d’une fatigue extrême à la suite d’une surcharge. En d’autres termes, l’employé est bien présent dans l’entreprise, mais il est anormal dans son travail. Le coût du présentéisme est donc avant tout le coût de l’inproductivité.

Ce présentéisme est très souvent la première étape pour un employé avant un saut plus ou moins volontairement.

presentiéisme doit être étudié et analysé au moins par défaut. Selon la société de conseil en ressources humaines Midori, le taux de présentation serait de 1,4 à 2 fois plus élevé que l’absentéisme lié à la maladie Le  ! Si nous diminuons de 4,72% en 2014 sur la base de l’absentéisme moyen en France, le présentéisme pourrait se situer entre 6,61 et 9,44 %.

La lutte contre l’absentéisme et le présentéisme tant dans les entreprises privées que dans le secteur public au moyen de politiques et de tableaux de bord appropriés en matière de personnel peut donc conduire à des économies importantes pour l’entreprise.